Assistant(e) de copropriété (H/F)

En tant qu'Assistant de Copropriété, vous jouerez un rôle clé dans la gestion et le suivi des affaires courantes des immeubles en copropriété. Sous la supervision d'un gestionnaire de copropriété, vous serez responsable d'assurer une communication fluide entre les copropriétaires, les prestataires de services, et l'équipe de gestion. Vous serez le point de contact principal pour répondre aux demandes et résoudre les problèmes courants, contribuant ainsi à la bonne administration et au maintien des propriétés.

Responsabilités principales :

1. Gestion Administrative :

   • Assurer le suivi des courriers, courriels et appels téléphoniques.
   • Préparer, organiser et diffuser les convocations et procès-verbaux des assemblées générales.
   • Tenir à jour les dossiers des copropriétés, incluant les documents légaux, les contrats de services, et les assurances.

2. Communication :

   • Servir de point de contact pour les copropriétaires, répondre à leurs demandes et questions.
   • Faciliter la communication entre les copropriétaires, le gestionnaire de copropriété et les prestataires de services.
   • Transmettre les informations pertinentes aux copropriétaires sur les décisions prises en assemblée générale et les travaux à venir.

3. Gestion des Prestataires :

   • Coordonner et suivre les interventions des prestataires de services (entretien, réparations, etc.).
   • Vérifier les devis et factures des prestataires et les soumettre au gestionnaire pour approbation.

4. Suivi Financier :

   • Participer à la préparation des budgets prévisionnels et au suivi des dépenses.
   • Assurer le recouvrement des charges de copropriété en relançant les copropriétaires en cas de retard de paiement.

5. Organisation des Assemblées Générales :

   • Préparer les documents nécessaires pour les assemblées générales (ordres du jour, résolutions, etc.).
   • Assister aux assemblées générales et rédiger les comptes rendus.

Compétences et Qualités Requises :

• Compétences en Communication : Excellentes compétences écrites et orales pour interagir efficacement avec les copropriétaires et les prestataires.
• Organisation et Gestion du Temps : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Connaissances Juridiques et Techniques : Connaissance des réglementations en matière de copropriété et des techniques de gestion immobilière.
• Maîtrise des Outils Informatiques : Compétence dans l'utilisation des logiciels de gestion de copropriété et des outils bureautiques (Word, Excel, etc.).
• Esprit d’Équipe : Capacité à travailler en collaboration avec le gestionnaire de copropriété et les autres membres de l'équipe.
• Autonomie et Initiative : Proactivité dans la résolution des problèmes et gestion autonome des tâches courantes.

Qualifications :

• Diplôme en gestion immobilière, administration ou domaine similaire.
• Expérience préalable en gestion de copropriété ou dans un poste administratif similaire est un plus.
• Connaissance des lois et règlements relatifs à la copropriété.